Elektronik dönüşüm kapsamında matbu faturaların yerini almaya başlayan e-Faturalar, dijital ortamda düzenlenen, alıcısına gönderilen ve saklanan ticari belgeleri ifade eder. Küçük ya da büyük fark etmeden tüm işletmeler için birçok avantaj sunan e-Fatura uygulaması ticari faaliyetlere hız ve kolaylık kazandırır. Ancak e-Fatura düzenlemek ve göndermek için alıcının da e-Fatura sisteminde yer alması zorunluluktur.
e-Arşiv fatura ise e-Fatura sisteminde bulunmayan şirketlere ve son kullanıcıya yönelik elektronik ortamda düzenlenen ve gönderilen belge türüdür. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portalı üzerinden hazırlanabilen e-Arşiv faturaları matbu fatura olarak posta vasıtasıyla ya da dijital belge olarak e-posta yoluyla alıcısına ulaştırmak mümkündür.
Kullanımı oldukça kolay olan GİB Portalı e-Arşiv fatura düzenleme ve saklama konularında birtakım sınırlandırmalara sahiptir. Aylık belirli bir sayıda e-Arşiv fatura düzenlemeye izin veren ve düzenlenen faturaların saklanması için süre sınırı bulunan GİB Portal yerine, e-Arşiv fatura programı olarak adlandırılan ve kullanıcılarını herhangi bir sınırlandırmaya tabi tutmayan özel entegratör uygulamalarını tercih etmek her zaman için daha avantajlıdır.
e-Arşiv fatura programı ne işe yarar?
GİB tarafından yetkilendirilen özel entegratörlerin sunduğu faturalandırma sürecini yönetmeyi sağlayan uygulama e-Arşiv fatura programı olarak adlandırılır. e-Arşiv fatura programları, e-Fatura sistemine dahil olmayan şirketlere ya da son tüketicilere yönelik gerçekleştirilen elektronik ortamda fatura düzenleme, gönderme ve saklama işlemlerini kolaylaştırır.
Faturaların dakikalar içerisinde mevzuata uygun olarak düzenlenmesini mümkün kılan e-Arşiv fatura programı aynı zamanda elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmalarına da imkân tanır. GİB Portalının aksine e-Arşiv fatura düzenleme ve saklama konusunda şirketlere özgürlük tanıyan program, diğer operasyonel faaliyetlerle de entegre olarak iş süreçlerinin doğru ve etkin bir şekilde yönetimine katkıda bulunur.
İşlemlerin hızlanması, maliyetlerin azalması, veri güvenliğinin artması, raporlama ve denetim faaliyetlerinin kolaylaşması gibi sayısız avantaj sunan e-Arşiv fatura programı şirketleri daha verimli hâle getirir.
e-Arşiv fatura programı kullanma avantajları nelerdir?
Özellikle gün içerisinde çok sayıda ve sürekli olarak fatura düzenlemesi gereken işletmeler için vazgeçilmez bir konumda bulunan e-Arşiv fatura programları farklı konularda da benzersiz avantajlar sunar.
e-Arşiv fatura programı kullanmanın işletmelere sağladığı avantajlar şunlardan oluşur:
- e-Arşiv fatura düzenlemek ve göndermek hızlı ve kolay bir süreç hâlini alır.
- Düzenlenen e-Arşiv faturalar güvenli bir şekilde sistemde saklanır.
- İhtiyaç duyulduğunda saklanan e-Arşiv faturalara erişmek oldukça basit ve pratiktir.
- Matbu faturalar için gereken kırtasiye ve postalama maliyetlerini önemli oranda azaltır.
- Faturalar dijital ortamda saklandığı için arşivleme maliyeti tamamen ortadan kalkar.
- e-Arşiv faturaların son mevzuata uygun olarak hazırlanmasını ve dolayısıyla insan hata payının azaltılmasını sağlar.
- İç ve dış denetimlerde sorun yaşanmasının önüne geçer.
- Raporlama faaliyetlerini kolaylaştırır.
- Kâğıt kullanımını azaltarak doğa dostu bir çözüm sunar.
